Тендер на проведення фінансового аудиту

Громадська організація «Центр Спільних Дій» (далі – «Організація») оголошує тендер на проведення зовнішньої незалежної фінансової аудиторської перевірки в рамках реалізації проєкту P132405 “Monitoring of Decision Impacting Vulnerable Groups” (надалі – «Аудит»).

Проєкт фінансується за рахунок грантових коштів від Sida за підтримки The Olof Palmes Internationella Center (далі – Palme Center).

Головна мета аудиту — забезпечення безперервного ланцюжка звітності, що дозволяє відстежити рух грантових коштів до кінцевого отримувача.

1) Періоди аудиту та строки виконання

Аудит охоплює діяльність проєкту в межах двох окремих грантових етапів. Відповідно до погодженого з донором формату, результати перевірки обох періодів мають бути зведені в один консолідований фінальний аудиторський звіт (one consolidated report).

Відповідно до умов грантової угоди, фінальні підписані звіти мають бути готові до відправки донору не пізніше 31 серпня 2026 року. У зв’язку з цим встановлюється такий графік для аудитора:

Об’єкт перевірки (два окремі договори):
- Етап І (Договір №1): з 01/10/2025 по 31/12/2025.
- Етап ІІ (Договір №2): з 01/03/2026 по 30/06/2026.
Графік надання документів аудитором: надання фінальних пакетів аудиторських звітів за обидва періоди Організації — до 07 серпня 2026 року (для забезпечення гарантованої подачі донору до 31.08.2026).

2) Обов’язкові вимоги до аудиторів (Критерії відбору)

Підрядник для проведення аудиту має відповідати таким критеріям:

Офіційний статус: Аудиторська компанія або аудитор-ФОП мають бути офіційно включені до Реєстру аудиторів та суб’єктів аудиторської діяльності України.
Міжнародна кваліфікація: Ключовий аудитор повинен мати затверджений донором статус: Certified Public Accountant (CPA), Chartered Accountant (CA) або національний еквівалент (чинний статус аудитора згідно з Реєстром).
Профільний досвід: Наявність підтвердженого досвіду проведення фінансових аудитів для неприбуткових організацій (ГО, БФ) та проєктів міжнародної технічної допомоги (досвід із грантами Sida / Швеція, а також досвід підготовки консолідованих звітів за кількома періодами/договорами буде перевагою).

Обмеження щодо участі (Конфлікт інтересів): До участі у тендері не допускається аудитор, який має родинні чи трудові стосунки з членами органів управління Організації, є її членом, або двічі чи більше разів підряд проводив фінансовий аудит діяльності Організації.

3) Методологія та стандарти проведення аудиту

Аудит має проводитися відповідно до міжнародно визнаних стандартів ISA, виданих Міжнародною федерацією бухгалтерів (IFAC), зокрема «Довідника з міжнародних стандартів аудиту та контролю якості», а також відповідно до інструкції “The Olof Palmes Internationella Center’s Audit Instructions for Partner and Member Organisations”, яка доступна для ознайомлення за посиланням.

Усі вимоги, інструкції та процедури, зазначені в офіційних документах Palme Center за посиланням, є обов’язковими для виконання аудитором у повному обсязі, навіть якщо вони детально не прописані в тексті цього оголошення. У разі розбіжностей, вимоги донора мають пріоритет.

4) Результати роботи та склад звітності (Deliverables)

За результатами перевірки обох етапів проєкту аудитор має надати Організації один фінальний консолідований пакет документів двома мовами (українською та англійською), сформований відповідно до вимог донора.

До складу пакету звітності обов’язково входять:

Кумулятивний бюджетний звіт (Accumulative budget report): частина 1 має містити загальні отримані та витрачені кошти за весь період Угоди, частина 2 — результати останнього звітного періоду порівняно з бюджетом. Документ має бути підписаний уповноваженою особою Організації та завірений підписом аудитора за офіційним шаблоном донора.
Специфікація витрат (Expenditure Specification report): детальний звіт про витрати, підписаний уповноваженою особою Організації та завірений підписом аудитора за офіційним шаблоном донора.
Консолідовані звіти аудитора (Reporting by the Auditor) — надаються англійською та українською мовами:
- А: Аудиторський висновок відповідно до стандартів ISA 800/805. У тексті висновку має бути прямо зазначено, що аудит проведено відповідно до ISA 800/805 та Інструкцій з аудиту Palme Center, інакше донор не затвердить результати.
- B: Лист керівництву (Management Letter) із зазначенням наявності або відсутності зауважень та офіційні відповіді Організації (Management Response). Якщо аудитор вважає, що зауважень немає, він все одно зобов’язаний письмово обґрунтувати цю оцінку у звіті. Організація надає офіційну відповідь та план дій у будь-якому випадку.
- C: Звіт про фактичні результати відповідно до стандарту ISRS 4400.
Документ про кваліфікацію: копія документа про реєстрацію/міжнародну сертифікацію аудитора, яка підтверджує наявність статусу CPA, CA або національного еквіваленту для верифікації Palme Center.

5) Обов’язкові процедури перевірки для 100% коштів (ISRS 4400)

Аудитор зобов’язаний виконати такі процедури та зафіксувати результати у «Звіті про фактичні результати»:

Звірка з описовим звітом: Перевірка та підтвердження того, що фінансова інформація, надана у фінансовому звіті, повністю відповідає наративній (описовій) звітності проєкту.
Структура та зміст: Перевірка відповідності звіту структурі бюджету, відображення доходів/витрат, звірка початкового балансу, розкриття всього ланцюжка конвертації валют від моменту траншу до використання в грн.
Аудит витрат на персонал (Зарплата): Перевірка частоти списання витрат. Дослідження первинних документів та табелів обліку робочого часу (затверджених керівником) для штатного персоналу проєкту (до 3 осіб) за три різні місяці. Перевірка сплати ПДФО, військового збору та ЄСВ.
Лист керівництву (Management Letter): Надається в обов’язковому порядку (в будь-якому випадку) із зазначенням наявності або відсутності зауважень, а також офіційні відповіді Організації (Management Response). Якщо аудитор вважає, що зауважень немає, він все одно зобов’язаний письмово зафіксувати й обґрунтувати цю оцінку у звіті. Організація надає офіційну відповідь та план дій у будь-якому випадку.
Аудит залишків та відсотків: Звірка залишків з банком. Перевірка цільового використання нарахованих відсотків. Точне визначення та підтвердження фінальної суми невикористаного залишку коштів (включаючи курсові різниці), що підлягає поверненню донору.
Моніторинг та Санкції ЄС: Перевірка виконання рекомендацій минулих аудитів. Перевірка (скринінг) постачальників та контрагентів на предмет відсутності у санкційному списку Європейського Союзу (EU Sanctions list).
Додаткова умова про доступ: Організація та аудитор беруть до уваги право Міжнародного центру імені Улофа Пальме (The Olof Palme International Center), Шведського агентства з питань міжнародної співпраці та розвитку (Sida), а також Державного аудиторського офісу Швеції (Swedish National Audit Office) на доступ до матеріалів перевірки та проведення додаткових фінансових досліджень.

6) Процедура подачі та затвердження пропозицій

Для участі у тендері зацікавлені організації мають подати такі документи в електронному вигляді на адресу [email protected] та з копією на [email protected] з поміткою «Пропозиція: фінансовий аудит»:

Лист зацікавленості, в якому зазначені назва організації, адреса, контактна інформація (телефон, e-mail, адреса вебсайту), ПІБ контактної особи. Лист має бути підписаний та завірений печаткою (за наявності). Також лист повинен містити запевнення у незалежності, розуміння обсягу робіт, цілей аудиту, переліку звітних матеріалів, методології та плану роботи.
Свідоцтво/виписку про реєстрацію аудиторської компанії чи ФОП, а також підтвердження включення до Реєстру аудиторів.
Комерційну пропозицію в гривнях. Пропозиція обов’язково має містити загальну фіксовану вартість послуг за проведення всього консолідованого аудиту (включаючи перевірку Етапу І та Етапу ІІ), а також вартість послуг погодинно.
Документи, які підтверджують досвід роботи аудиторської компанії з неприбутковими організаціями та досвід аудитів відповідно до міжнародних стандартів (включаючи копії сертифікатів CPA, CA тощо).

Важливо: Фінальне затвердження переможця тендера та підписання договору відбувається виключно після отримання письмового погодження обраної аудиторської фірми від донора (Palme Center).

Календарний план тендеру:

Подання тендерних заявок – до 17:00 18 червня 2026 року.
Відкриття тендерних заявок та засідання Тендерної комісії – 19 червня 2026 року.
Передача протоколу засідання на затвердження Palme Center – 22 червня 2026 року.
Оголошення остаточного рішення про обрання підрядника на сайті https://centreua.org – до 26 червня 2026 року.
Попередня дата початку проведення аудиту – 20 липня 2026 року.
Кінцева дата надання фінального пакету звітів Організації – не пізніше 07 серпня 2026 року.

Контактна особа: Григораш Олена, фінансова менеджерка, [email protected] . З будь-якими питаннями щодо технічного завдання та участі у тендері можна звертатись у письмовій формі до 17:00 18 червня 2026 року.